Esta semana tuve la oportunidad de leer un increíble libro (Gestión Visual de Proyectos de Jordi Teixdó, PMP) y fue alucinante, actualmente estoy con algunos proyectos al frente y tras leerlo me pareció genial compartirlo con ustedes.
Realizar un proyecto no tiene por qué ser aburrido o estresante, ahí está la clave principal… Trabajar en un proyecto puede ser relativamente cómodo y dinámico siempre y cuando la dirección de la misma busque estos puntos.
Vamos directo al grano, estas son las 12 claves para motivar y conseguir proyectos exitosos.
- La visión del proyecto:
La importancia de una visión de proyecto robusta y motivadora, que posea una articulación en la visión del proyecto, donde literalmente defina los objetivos como respuestas a problemas u oportunidades existentes y obviamente contenga los elementos imprescindibles al definir alcances generales y específicos. - Los Interesados del proyecto (stakeholders):
Analizar las expectativas del mayor número de posibles interesados (o adversarios) de tu proyecto. Es buscar las dimensiones en las cuales debes clasificar a los interesados, los tipos más habituales de influencia que cualquier proyecto requiera y normalmente construir una matriz influencia/interés en equipo. - Expectativas y requisitos:
Buscar cómo identificar y definir las expectativas de tus interesados en el proyecto, diferenciarlas entre objetivos, expectativas y requisitos. Y observar los requisitos bien y mal formulados para dar realce a aquellos requisitos que se puedan priorizar en equipo. - Estructura de Trabajo (EDT):
La Estructura de Desglose de Trabajo (EDT por sus siglas) posee increíbles posibilidades, los beneficios siempre son escalables y es esencial en un plan de proyecto. pero… ¿Qué es?, en definición: es una herramienta fundamental que consiste en la descomposición jerárquica, orientada al entregable, del trabajo a ser ejecutado por el equipo de proyecto, para cumplir con los objetivos de éste y crear los entregables requeridos, donde cada nivel descendente de la EDT representa una definición con un detalle incrementado del trabajo del proyecto. - Cronograma:
Muy conocido, aquí esta la diferencia entre construir conogramas y «pintar barritas», hay elementos esenciales en los cronogramas que requieren mucha atencion, puede ayudar a contruir el camino principal y obviamente a identificar el camino crítico de todo proyecto. en definición: es una lista de todos los elementos terminales de un proyecto con sus fechas previstas de comienzo y final. - El Equipo:
Establecer y potenciar las responsabilidades de tu equipo (esto claramente se aplica a un proyecto que incorpore a más de una persona), aquí se busca fortalecer los roles esenciales en las tareas del proyecto formando una matriz de todo tu equipo. - Compras y contratos:
Identifica aquello que conviene «Hacer» y que conviene «Comprar». También ver los principales tipos de contratos que cualquier proyecto requiere y su importancia. - Curva de costes:
Buscar desarrollar el presupuesto de un proyecto no es tarea fácil. La integración, Plazo y Coste en un presupuesto son pilares para su existencia. Aquí entra la conocida Curva de Costes de Proyecto. Según definición: es una gráfica de los costos de producción como una función de la cantidad total producida. En una economía de mercado libre, las empresas productivamente eficientes usan estas curvas para encontrar el punto óptimo de producción (minimizar los costos), y las enfocadas a la maximización de ganancias pueden utilizarlas para decidir las cantidades de salida para alcanzar dichos objetivos. Existen varios tipos de curvas de costos, todas relacionadas una con otra, incluyendo las curvas de costos totales y promedio, hasta las marginales (por cada unidad adicional), que son iguales al diferenciar las curvas de costo total. Algunas se pueden aplicar en el corto plazo y otras en el largo plazo. - Riesgos:
¿Cómo se define los riesgos en un proyecto? Una pregunta interesante, hay que notar la importancia de una buena planificación estructurada de los riesgos. Y valorar cuantitativamente esos riesgos. - Plan del proyecto integrado:
La importancia de centralizar toda la visión de los elementos de un Plan de proyecto, tanto los elementos visuales como generales y puntuar para consolidar los beneficios del paso a paso. - Otros aspectos del plan del proyecto:
Cómo enfocar las comunicaciones de tu proyecto y que supone la Calidad de un proyecto y sus procesos esenciales. - Cuadro visual de seguimiento:
Como utilizar la Curva de Costes y representar como gráficos de indicadores de seguimiento y evaluación, mostrar avances en un Diagrama de Gantt, utilizar un Tablero KANBAN, simular cambios en un Diagrama de Red. Las claves para gestionar cambios en el proyecto de forma asertiva. Usar la matriz de Riesgos para mostrar la evolución de la incertidumbre.
Estos puntos dan pie inicial para indagar con más detalles en cada uno de ellos. Pero quiero resaltar que esto es como una línea de guía que puede ser aplicada a casi cualquier tipo de proyecto.